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通知公告

山西医科大学晋祠学院学籍工作流程 (2018年修订版)

一、新生注册
     1.教务处根据招生就业处提供的录取名册,对学生数据进行综合分析后,按照专业和学院要求进行分班、编制学号,并进行公示;新生本人凭身份证、录取通知书、高考(对口、专升本)准考证来我院报到,验证合格后进行缴费,并按公示名单进入指定专业和班级。
     2.新生入学资格审验工作由教务处学籍科、招生办、学生处共同参与,协作完成,并共同在审核汇总表签字,通过入学资格审验的学生方可注册学籍;入学资格有问题的学生按照学院学籍管理相关规定进行处理。
    3. 普通本科生学籍注册由教务处学籍科制作《学生学籍注册信息核对表》,学生本人对自己的学籍信息进行核对签字后汇总,学籍科制作《学籍注册汇总表》,由教务处、财务处、学生处、招生办和院领导核对签字后,由学籍管理人员上报OA系统,系统备案完成后,由机要室学籍密钥管理员凭密钥和管理密码登录学信网,注册时由学院学籍审核人员用专用手机号码提供验证码进行授权,完成中国高等教育学生信息网网上电子学籍注册;专升本学生由我校汇总报名人数和数据,备审程序同普通本科生,由学籍管理员连同学生入学资料报送山西省教育厅学生处进行资格审核,由省教育厅审核完毕编制考生号后上传至中国高等教育学生信息网,我院学籍科上传注册数据进行学籍注册。
      4.学籍注册完毕后,要在教育部规定的时间内,布置学生登录中国高等教育学生信息网注册账号、密码进行信息查询和核对,完成学生信息的二次审核;
二、在校生学年注册
我院在校生按照教育部高教司规定,每年进行一次学年注册,时间在每年的9-10月份。由教务处学籍科制作《学生学年注册信息核对表》,学生本人在纸制版的学籍信息表上核对签字后汇总,学籍科制作《学籍学年注册汇总表》,教务处、学生处、财务处和院领导审核签字签字后由学籍管理员报送OA系统,完成系统备案后,由机要室学信密钥管理员登录中国高等教育学生信息网凭学籍审核员验证码完成上传信息及学年注册工作。对不能按时到校报到且不履行请假手续、不按时缴费学生予以暂缓注册学籍。
三、网上信息修改及学籍异动流程
     1.学生有错误信息或者进行了学籍异动(休、停、复、退、转学等),由学生本人写申请连同户籍部门信息修改证明、医院诊断证明等支撑材料交年级主任,年级主任报学生所在系部及学生处初审签字,审核通过后报主管院长审核,如不同意则退回学生所在系部;如审核通过,由教务处学籍科出具《山西医科大学晋祠学院新生学籍异动表》,学生本人及家长签字,由相关管理部门逐一办理相关手续并由教务处盖章,异动表由学籍科人员汇总收取后报送OA流程,完成系统备案后,由机要室学信密钥管理员根据流程审核结果和异动表登录学信网凭学籍审核员验证码完成网上学籍信息修改,并通知学籍科安排学生异动。在学生办理休学、复学、退学时,因病申请者需提供二甲以上医院诊断证明;因参军办理学籍异动者,需提供当地武装部门参军或退役证明;借读或转学学生,需提供对方学校同意或接收证明;所有学生学籍信息修改或学籍异动均要提供学生本人签名申请和身份证复印件。
四、学生转专业学籍异动流程
      学生就读期间凡符合转专业规定需要转专业的,按照教务处年度转专业通知文件安排在规定时间内由学生本人提出申请,由系部和学生处按照《学生转专业管理办法》规定进行初审,符合条件者进行系部内部公示;由系部或学生处将系部公示无异议的学生名单及申请材料汇总后报教务处;教务处学籍科按照《学生转专业管理办法》及各专业人数确定比例,对转专业名单审核后报送院长办公会研究,经院长办公会研究同意的转专业学生名单校园内显著位置和校园网公示一周,公示无异议后由教务处下发同意转专业文件,按照普通本科生学籍异动流程办理相关异动手续。
五、学历信息注册及证书发放
      1.根据中国高等教育学生信息网平台形成的预计毕业生名单,由教务处学籍科制作包含毕业学生姓名、身份证号码、专业、学制、学历图像等关键内容的《毕业学生学历信息核对表》,学生本人在纸质版的学历信息上核对无误后签字,以保证信息的正确性。
      2.学生完成规定学业后,由学籍科根据学生成绩、实习证明制定《学生毕业信息汇总表》,由学生处、教务处审核后报送院长办公会审定学生毕业、结业结论,符合毕业条件的,由教务处制作毕业数据经主管院长签字后出具同意学生毕业文件,报送山西省教育厅学生处进行终审和毕业证书号码编制。
      3.证书打印完毕后,教务处学籍科根据同意毕业文件和教育厅返回学生学历数据报送OA备案流程和证书盖章流   程,流程完结后,由机要室学信密钥管理员上传学生学历注册信息,进行学历注册。
      4.有不符合毕业条件的学生,在进行补考或其他程序办理完毕达到毕业条件者,由教务处学籍科汇总并由主管院长签字后报送OA流程审核,流程完结后上报省教育厅进行毕业遗留问题处理,由密钥管理员根据材料登录中国高等教育学生信息网进行学历注册,由学籍科出具证书。
     5.学历证书发放前,由教务处学籍科制作《学生学历证书发放汇总明细表》,由教务处、学生处、就业办、财务处会签并审核交费、就业派遣等事项,报送主管院长审核;根据审核同意结果,由学籍科制作《学生学历证书签领册》,签字领证。有学生欠费的由学生处负责催缴,就业派遣如有改派等问题,由就业办负责处理。
      6.已毕业学生毕业证书丢失申请补办的,由学生本人提出书面申请,人事档案所在单位开具证明,本人提供近期小二寸蓝底免冠照片(含电子版)向教务处学籍科提交材料,学籍科审核信息后按规定制证并报送OA流程备案;备案完毕盖章后登记发放;同时由学籍UK管理员予以网上标注学历证明书信息。
六.本流程由教务处负责解释。

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